Dicas para automatizar sua vida financeira

Praticamemente tudo que envolve dinheiro hoje em dia passa direta ou indiretamente por algum sistema informatizado. Tudo é registrado. Desde o próprio saque do dinheiro no caixa eletrônico até o item que compramos no supermercado. Como então podemos usar esta facilidade a nosso favor?

Todas as empresas hoje em dia contam com algum tipo de sistema de automatização. Nas empresas da área financeira como bancos, financeiras, seguradoras, consórcios, operadoras de cartão etc isso é ainda mais importante. Cada centavo pode ser monitorado desde sua entrada na empresa até sua saída e por um longo período.

Toda essa automatização dentro da empresa é feita em benefício prioritariamente da própria empresa e não necessariamente do cliente, mas o fato é que podemos também sair ganhando com isso porque elas disponibilizam aos clientes o acesso aos registros das informações.

Já comentei aqui algumas vezes que para ser rico é imprescindível ter meios financeiros sob seu controle, porém, controlar dinheiro não é tarefa nem fácil e nem divertida . Na origem, ou seja, onde ele “entra”, pode até ser relativamente fácil se você tem apenas uma fonte de renda, mas no momento que você vira investidor a tarefa fica mais árdua. No destino, onde o dinheiro “sai”, é realmente complicado para qualquer um e é aqui onde a automatização ajuda mais.

Se juntarmos os registros fornecidos pelas empresas com registros que nós próprios geramos de forma informatizada, teremos uma ferramenta poderosa de controle financeiro.

Você está me lendo na Internet, assim sendo, parto do pressuposto que você tem familiaridade com a Internet e ao menos um pouco com o Excel*, portanto, vou aqui dar algumas dicas de como você pode automatizar o controle do dinheiro tanto na entrada como na saída.

Extraia o máximo de vantagens do banco via Internet

Esqueça a agência física do seu banco. Pague contas, veja extrato, faça resgates e aplicações, tudo pela Internet. Certifique-se que você está usando as mais atuais ferramentas de segurança de acesso que o seu banco disponibiliza e que você tem um bom anti-vírus.

Os sites de Internet dos bancos permitem que você agende pagamentos. Isso ajuda você a não passar do dia de vencimento de contas e a não adiantar o pagamento, contribuindo para sua liquidez financeira (em um post mais tarde falarei sobre a liquidez financeira pessoal).

O extrato é o melhor instrumento de controle de seus gastos. Os sites dos bancos permitem você baixar o extrato em diferentes formatos, como por exemplo, formato Excel. Sugiro que você pelo menos 1 vez por mês baixe o extrato e mantenha tudo em uma planilha Excel única. Eu particularmente tenho o meu extrato dos últimos 6 anos em uma única planilha!

Coloque em débito automático contas recorrentes como água, luz, gás e telecomunicações. Muita gente tem medo de fazer isso por achar que podem cobrar errado. Acredite, o serviço funciona bem e, normalmente, você tem acesso à conta uns dias antes do débito, então é possível cancelar o débito antes da cobrança, caso você ache necessário.

De tempos em tempos copie o saldo das suas aplicacações, por exemplo fundos, para a planilha Excel. Eu particularmente faço isso na base do “copy-paste” mesmo, porque meu banco não permite baixar essa informação em Excel. Com isso você poderá acompanhar no tempo a evolução de sua aplicacações.


Use o seu celular como ferramenta de controle

Muita gente usa o celular só para falar e quando muito para mandar mensagem. Podemos aproveitar mais dele, afinal pagamos por ele, não? ;-)

Gastos em dinheiro podem ser registrados por você no editor de texto do celular. Todos os celulares hoje em dia têm um editorzinho de texto. Aprenda a usá-lo, é fácil.

Toda vez que você fizer um gasto em dinheiro, faça um pequeno registro, como, por exemplo:
25/04; Café no shopping; R$ 2,00

Seu celular também pode ser conectado a um computador. Mensalmente transfira o arquivinho do celular para sua planilha Excel (a mesma de antes).

Como alternativa ao editor de texto, você pode mandar um SMS para si próprio regitrando o gasto. Depois mensalmente transfira essas mensagens para o computador. Cuidado com o custo da mensagem! Se ele for caro no seu plano, use apenas o editor de texto porque é de graça.

Essa é uma maneira muito eficaz de saber onde aquele seu dinheirinho do bolso foi parar.

Use os cartões como ferramenta de controle

Tanto o cartão de débito como o cartão de crédito são ótimos para você registrar os gastos. Cuidado com o cartão de crédito! Leia este meu artigo anterior "Cartão de crédito : afinal o que é ruim e o que é bom? (parte 2/2)" para que você realmente possa se beneficiar desta função.

O cartão de débito registra automaticamente os gastos no seu extrato que você tem acesso no site do banco como comentei antes. Já as operadoras de cartão de crédito permitem que você receba ou por email ou por SMS uma informação sobre o gasto que você fez. Use essa facilidade para sua segurança. Além disso, a fatura, mesmo que não esteja ainda fechada, costuma estar disponível para acesso.

Quando a fatura estiver fechada, baixe-a da Internet e guarde-a. Não conheço nenhuma operadora que permite baixar em formato Excel, portanto, eu costumo usar também o “copy-paste”, mas confesso que dá bastante trabalho. Por que as operadoras de cartão de crédito não facilitam nossa vida permitindo baixar a fatura em Excel? Não querem facilitar nosso controle de gastos?

Faturas, boletos e contas de serviços públicos

Se você mantem o pagamento de serviços como água, luz, gás e telecomunicações em débito automático, a informação de pagamento fica registrada no seu extrato. Também se você agendou pagamento de boletos ou faturas, a informação é registrada.

Além disso, é possível você baixar estas faturas e boletos do site de Internet dos prestadores de serviços. Baixa-as e grave-as para o seu controle.

Salário, recebimentos e lucros

Se você é assalariado, é comum que seu salário líquido seja depositado diretamente em sua conta corrente. O depósito é claramente registrado no seu extrato e você pode usar isso para seu controle. Muitas empresas hoje permitem o acesso ao demonstrativo de pagamento (hollerith) na Internet. Se sua empresa faz isso, baixe seu demonstrativo e grave-o.

Se você recebe dinheiro de diferentes fontes depositado em sua conta, por exemplo aluguel, informe o pagador para depositar ou transferir com alguma identificação para que você possa saber melhor a origem do depósito. Se você recebe em dinheiro, registre no editor do celular da mesma forma como comentei antes, mas naturalmente em um arquivo separado.

Hoje existe também o DDA (Débito Direto Autorizado) que é uma forma automatizada de receber e controlar suas cobranças. Claro que isto tem um custo, verifique quanto o seu banco cobra de taxas.

Ao controlar o saldo das aplicações a partir do site do banco, conforme eu sugeri antes, você já saberá quais foram os lucros líquidos auferidos nestas aplicações. Se você aplica em ações, minha sugestão é somar tudo em um único registro chamado “bolsa”. No entanto, se você quer acompanhar o desempenho individual de cada ação o controle deve ser separado, algo que não estou tratando neste artigo.


Depois que todas as entradas e saídas de seu dinheiro estão automatizadas, ou seja, que você tem plena visibilidade de como o dinheiro entra e sai da sua vida, o próximo passo importante é criar um painel de controle. Isso é o que discutirei em um post mais para a frente.


* Se você não tiver o Excel, use o programa Calc do BrOffice que é idêntico ao Excel e pode ser baixado gratuitamente e legalmente da Internet. Procure-o no www.baixaki.com.br.